In sieben Schritten zum Digital Workplace – Ein Gastbeitrag zu #BetterWork

Wie lässt sich neues Arbeiten besser organisieren? Der digitale Workplace kann ein digitaler Einstiegspunkt für Information, Wissensaustausch und Zusammenarbeit sein. Wie das funktioniert, berichtet unser Gastautor und Geschäftsführer von der kloeckner.i GmbH, Christian Pokropp. Ein Beitrag zur Blogparade #BetterWork.


Christian Pokropp

Christian Pokropp, Geschäftsführer von der kloeckner.i GmbH

BYE, BYE Intranet. HELLO #DIGIDESK!

1. Killt das Intranet

Erinnern Sie sich an das Internet in den 90er-Jahren? Statische Webseiten ohne animierte Grafiken, keine Flash-Videos, lange Ladezeiten und umständliche Benutzerführung. Tatsächlich wissen die meisten von uns noch gut, wie die ersten Seiten der Web-Pioniere aussahen. Warum? Weil uns die 90er-Website immer noch jeden Morgen begrüßt: Das Steinzeit-Intranet says „Hi“. Uralt-Design trifft undurchdringbare Dokumentenfriedhöfe.

2. Projektmanagement neu denken

Das sollte bei Klöckner & Co so nicht weitergehen, weshalb wir uns für einen Digital Workplace entschieden haben. Dieser digitale Arbeitsplatz ist eine zentrale Arbeitsplattform, die Informationen, Tools und Services ortsungebunden zur Verfügung stellt, die kollaboratives Arbeiten ermöglicht. Gut ein halbes Jahr hat es gedauert bis wir den „DigiDesk“ in der Konzernzentrale ausgerollt hatten. Für das Mammutprojekt ein agiles social Intranet innerhalb Konzernstrukturen zu entwerfen, ein rasantes Tempo. Das hat nur geklappt, weil wir mit modernen Start-up-Methoden DigiDesk nicht einfach am Reißbrett entwickelt haben. Das interdisziplinäre Projektteam von Klöckner Shared Service GmbH (IT) und kloeckner.i (Digitaleinheit) unter Leitung von Corporate Communications, wurde selbst Vorbild für die vernetze Arbeitsweise, zu der unser Intranet beitragen soll. Zum Einsatz kamen einerseits digitale Anwendungen der Office-365-Welt, wie Teams, Planner, Forms und Yammer. Vervollständigt andererseits durch agile Methoden und Arbeitsabläufe der Lean Startup Methode.

3. Potenziale von Office 365 voll ausschöpfen

Das Bürosoftware-Pakets Microsoft Office 365 liefert ein umfangreiches Funktionsangebot, um ein modernes Intranet einzurichten. Die Plattform bietet die Möglichkeit, Unternehmensinformationen, Neuigkeiten, Dokumente sowie die Zusammenarbeit in Team- und Projekträumen zu kombinieren. Eine große Stärke liegt auch darin, über Microsoft Teams ein Tool für die standortübergreifende Zusammenarbeit direkt ins Intranet zu integrieren und mit Microsoft Yammer ein vollwertiges Enterprise Social Network aufzubauen. Alles auch mobil nutzbar.

4. Der MVP-Ansatz

Nach dem MVP-Ansatz werden in einem dynamischen Prozess maßgeschneiderte DigiDesks für die Klöckner-Tochtergesellschaften entwickelt. Bei einem MVP, also Minimum Viable Product, handelt es sich um eine gemeinsam mit den Nutzern entwickelte digitale Lösung, die zunächst nur die grundlegendsten Funktionen abdeckt. Indem wir einen schlanken Prozess mit MVP sicherstellten, haben wir das finanzielle Risiko minimiert, konnten mehr Ideen auszuprobieren und frühzeitig Wins und Fails identifizieren. Das alles gemeinsam mit den Mitarbeitern, die ihre Plattform mitgestalten können.

5. Mitarbeiter von Anfang an miteinbeziehen

Mit DigiDesk sollen das Miteinander, gemeinsame Arbeitsweisen und Prozesse im ganzen Unternehmen optimiert werden. Um die Bedürfnisse und Herausforderungen der Mitarbeiter zu verstehen, wurde zu Beginn eine länderübergreifende Umfrage zu den Themen „Information“ und „Zusammenarbeit“ durchgeführt. Aus den daraus abgeleiteten Anforderungen an DigiDesk wurde ein erster Prototyp entwickelt. Auf kostspielige Entwicklungen wurde dabei bewusst verzichtet. Vielmehr stand ein umfangreicher Feedbackprozess mit Testnutzern aus dem Unternehmen im Fokus, die DigiDesk in ihrem Arbeitsalltag auf Herz und Nieren prüften. Deshalb wurde mit rund 20 Kollegen eine zweiwöchige Pilotphase durchgeführt. Dass diese neue Vorgehensweise im Projekt ein voller Erfolg war, spiegelt die positiven Rückmeldungen der Testnutzer wider.

6. Das erste Ziel ist erreicht

Unser frisch ausgerollter „DigiDesk“ ist unser neuer digitaler Einstiegspunkt für Information, Wissensaustausch und Zusammenarbeit bei Klöckner. DigiDesk vereint auf Basis von Office 365 von Microsoft alle wichtigen Informationen, Anwendungen und Services von Klöckner an einem zentralen Ort: die wichtigsten News, einen direkten Einblick in aktuelle Yammer-Nachrichten, eine ausgefeilte Mitarbeiter- und Dokumentensuche, einen Veranstaltungskalender und den Zugang zu allen Office 365-Funktionen. Auf der Plattform finden Klöckner-Mitarbeiter alles, was sie für ihre tägliche Arbeit brauchen.

7. Long live DigiDesk

Die Klöckner-Mitarbeiter in unserer Zentrale sind begeistert von DigiDesk. Trotzdem: Wir sind noch lange nicht fertig. Es folgen die internationalen Rollouts in unseren Landesgesellschaften. Zusätzlich soll DigiDesk ein lebendes Projekt sein. Dazu wollen wir gemeinsam fortlaufend die Funktionen verbessern, nach Bedarf weitere integrieren und, was das Wichtigste für unsere tägliche Arbeit ist, parallel bereits anfangen, die Vorteile digitaler Zusammenarbeit mit den Tools von Office 365 zu nutzen. Mit dem DigiDesk auf Office365-Basis ist Klöckner eines der wenigen Unternehmen, für das digital vernetztes Arbeiten auch im Backend keine Innovation mehr ist, sondern Standard.

 

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Autor

Marie-Christin Bergmann ist Praktikantin in der PR bei etventure. Zuvor hat sie Mediengestaltung gelernt und ein Studium im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Unternehmenskommunikation abgeschlossen.

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